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Win Win Windowsコラム
第5回: 大量にある情報を効率よく管理するには?
執筆:加藤 由利子

コンピュータのインストラクタという職業柄、調べ物をよく行います。調べて理解した結果はすべて頭の中に蓄積したいところですが、それは難しいので、メモを残して後から利用できるようにしています。同僚も同じことをしていますが、各自が作ったメモをチーム全体で共有するのは難しいですね。


このような状況を解決する1つの手段として、Microsoft SharePoint Server 2010があります。この製品ではサイトを作り、情報発信の場を提供するという機能が強化されました。今回は、人と人をつなげていくことを支援する「ソーシャルネットワーク」の機能を紹介します。


SharePoint Server 2010では、利用するユーザー1人1人に対して、「個人用サイト」と呼ばれるポータルサイトを作成できます。個人用サイトはSharePoint Server 2007にもありましたが、SharePoint Server 2010では大幅に機能アップしています。ユーザーは自分の個人用サイトを開くだけで、仕事仲間の活動状況を表示できます。個人用サイトには「個人用コンテンツ」と「個人用プロファイル」いうページが含まれます。


個人用コンテンツには「ライブラリ」と呼ばれるドキュメントファイルを保存する場所や「ブログ」が用意されています。ライブラリには個人用と共有用とありますので、目的によって保存先を選択できます。


個人用プロファイルには自己紹介を始めとして、顔写真、関わったプロジェクトや得意分野などを保存できます。個人用プロファイルは設定した公開範囲に従い他のユーザーと共有できます。さらに、各ユーザーはSharePoint上にあるページやライブラリなどに対して「タグ」と呼ばれる見出しを設定できます。タグはいくつでも設定できるので、分類に頭を悩ませる必要はありません。設定したタグは簡単に検索できますし、あとから変更もできるので、後で使えそうな情報があるページやライブラリに対して、とりあえず適当なタグを気軽に設定して構いません。


このように、SharePoint Server 2010では、チームが業務で使用するためのサイトと、個人として情報を適切に整理し、個人としての生産性を高めるための「場所」を提供します。個人用サイトをユーザー1人1人が活用することで、ばらばらに管理されていた組織内の情報をSharePoint上に集めることができます。


SharePoint Serverの検索機能はSharePoint Server上に保存される、あらゆるコンテンツが対象です。もちろん、個人用サイトも検索対象になります。例えば、「SharePoint Server」で個人用プロファイルを検索すれば、SharePoint Serverのエキスパートを簡単に発見できます。また、コンテンツに設定したタグも検索結果に影響をおよぼすため、より役立つコンテンツを探し出すことが容易になります。


今回ご紹介した機能はSharePoint Serverが持つ機能のほんの一部です。グローバルナレッジでは、「SharePoint Server 2010で始めるコラボレーションとコンテンツ管理」コースでSharePoint Server 2010の持つコンテンツ管理機能を中心にSharePoint Serverの活用方法について紹介しています。機能だけの解説にとどまらない、このコースのご受講を、ぜひご検討ください。

 


加藤 由利子
グローバル ナレッジネットワーク株式会社で、ITプロフェッショナル向け教育コースを担当。
現在は、Windows Server 2008や仮想化、Exchange Server、SharePoint Serverなど中心に、研修の企画、開発、実施を行う。

 


[SharePoint Server 2010][2010年7月13日配信]

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