わくわくヒューマンスキルコラム
第37回：「ファシリテーション型会議で成功体験を積む」
執筆：飯嶋 秀行

気がつくと毎週何かしら会議をしているという方も多いと思います。みなさんは普段どのような会議に参加、あるいは会議を主催していますか。
　
　ファシリテーション研修の参加者に「会議で困ったこと」を挙げていただきました。
「遅刻する人がいて、時間通りに開始できない」
「終了時間が決まっていない、開催通知には終了時間が書いてあるが、だらだらと延長して定時に終わらない」
「役職の高い人が一人でしゃべっている。他のメンバーは聞き役に徹していることが多い」
「言いたいことがあっても本音で発言しにくい」
「何か提案すると、自分が担当者に任命されてしまうので、うっかり提案できない」
等など、このテーマでディスカッションしていただくと、たくさんの意見が出て大いに盛り上がります。みなさん問題のある会議については、実体験が多いからでしょう。

　今度は、
「では、みなさんにとって、理想の会議とはどんな会議でしょうか？」
と質問してみると、
「そうですね、理想の会議とは・・・さっきの問題のある会議の裏返しですね」
「たとえば、時間通りに開始して、時間通りにちゃんと終わるとか」
「全員が意見を言えていることも大事ですね」
　などの意見が出ます。しかし、このディスカッションは、問題のある会議の時ほどは盛り上がりません。なぜでしょうか？
　ひとつの理由として、理想の会議についての実体験が乏しいため、成功体験がないことが考えられます。
「このような理想の会議に参加したことがある、あるいは、主催したことがある方は？」
と質問しても、ほとんど手が挙がりません。
　問題のある会議については、日常的に多くの体験があるが、理想の会議については「成功体験」が乏しい。そのため理想の会議についてディスカッションしてもいまひとつ盛り上がらないのです。

　理想の会議について「成功体験」が乏しくなる要因として以下の点が考えられます。
・そもそも、会議に参加したり、主催したりする場合にどのような準備が必要なのか、きちんと教わっていない（効果的な会議を実施するための基本ルールなど）
・また、研修や書籍を通じて会議の基本ルールを学んでいた場合でも、実際に先輩社員や上司が議事進行している現場の会議に参加してみると、理想と現実とのギャップに直面する
・そして、問題のある会議に参加し続けるうちに、「会社の会議というのは、こんなものか」とその組織の会議のカラーに染まってしまい、「問題のある会議」が、いつしか当たり前になってしまう

　慣れてしまうという事象については、ある方から以下のような意見を聞きました。
「私も、最初のうちは、十分に準備をして会議に参加していました。たとえば、事前に所属チームのメンバーの意見を吸い上げて、全体会議の場で積極的に発言するなどです。でも、準備してから会議に臨み発言しても、議長が、その意見をまったく取り上げてくれません。後から回覧された議事録には私の発言そのものも記述されておらず、結局は議長が事前に決めたシナリオどおりの結論に落ち着いてしまうのです、。そんな体験が積み重なり、本音の意見を言うのを止めてしまいました。しょせん会議ってこんなものかなとあきらめてしまいました。」
　
　確かに、一度でもそのような会議を体験してしまうと、積極的に参加し、協力して問題解決をしていこうという意欲はなくなってしまいます。

　貴重な時間を使って、対面で意見交換をする会議には、多くのコストが発生しています。特にリーダーの立場にいる方、会議を変える力のある方は、この問題のある会議を改善していく必要があります。
　問題のある会議を改善するには、ファシリテーションという考え方を会議に取り入れることが有効です。
　ファシリテーションとは、チームで行う活動がうまく進行するように、メンバーの力が最大限に発揮できるよう支援することです。
　会議にファシリテーションを導入することで、以下のような効果が期待できます。
・参加者は事前に会議の目的、目標を理解し、十分な準備をして参加できる
・会議中は、全員が積極的に参加し、率直な意見交換ができる
・時間通りに開始し、その時点での結論を明確にした上で時間通りに終了できる

　以上のような効果を実感するためにも、ファシリテーションスキルを身につけて、まずは自分が主催している会議から、あきらめずに実践することで、ファシリテーション型の会議へ変えていきましょう。

---

飯嶋　秀行（いいじま　ひでゆき）
グローバルナレッジネットワーク　人材教育コンサルタント。
商社で情報システムの企画・開発などを担当後、グローバルナレッジネットワーク株式会社へ入社、現在はコーチングを中心に、プレゼンテーション、リーダーシップなどヒューマンスキル系コースを担当。ＰＨＰ認定ビジネスコーチ上級、中小企業診断士。著書に『コーチングがやさしく身につく物語』日本実業出版社などがある。

---

[ファシリテーション][2008年10月28日配信]