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わくわくヒューマンスキルコラム
第110回:「その指示、ホントに伝わっていますか?」
執筆:高橋 俊樹

〔ケース1〕
上司「これ、できなくてもいいからやってみて」
部下「はい、わかりました」


〔ケース2〕
上司「これ、時間があったらやっておいて」
部下「はい、わかりました」


〔ケース3〕
上司「いい感じによろしくね」
部下「はい、わかりました」


複数人で仕事をする以上、仕事は必ず指示からスタートします。スタートとなる地点で、どのような内容で、どのような言い方で相手に指示を与えたかによって、ゴールである仕事の成果は大きく変わります。成果だけではなく、ゴールに向かおうとするやる気にも大きな影響を与えます。


私も上司からの適切な指示のお蔭で、効率的に、やる気を持って業務を遂行できたという経験があります。一方で、指示が曖昧で、何度も上司に確認に行く羽目になり、修正の繰り返しが続き、やる気を保てなくなったこともあります。おそらく皆さんにも指示にまつわる様々な体験があることでしょう。


では、指示をする際に、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。
私が担当するリーダーシップ系の研修で、受講者の皆さんから出てくる「良い指示を出すために工夫していること」をご紹介します。


・目的や背景を伝える
・なぜ、「あなたに担当してほしいか」についてメリットや意義を添える
・納期に余裕を持たせる
・相手のできる範囲でやってもらう
・チャレンジさせる
・相手が工夫できる余地を残す(事細かく指示しない)
・こまめにフォローする
・指示を出す際に、相手の仕事をの状況を聴く
・メールだけでなく、口頭で補足する
・アウトプットのイメージを伝える
・力を入れるべき点、多少力を抜いても良い点を伝える


色々な工夫をされていることがわかります。


冒頭のケースに戻ってみましょう。このケースのような指示を出したことがある、と思い当たる方もいるはずです。これらは、若手の方から聞いた、「上司や先輩から出された指示で困ってしまった代表例」なのです。


〔ケース1〕
上司「これ、できなくてもいいからやってみて」
●意図→チャレンジさせたい:失敗してもOK、まずは挑戦、できなくても私がフォローするから・・・

部下「はい、わかりました」
●気持ち→できてなくてもよいならやらなくてもいいのでは、それが何につながるのかがわからない・・・


〔ケース2〕
上司「これ、時間があったらやっておいて」
●意図→相手のできる範囲でやってほしい:無理しなくてOK、余裕があればやってほしい・・・

部下「はい、わかりました」
●気持ち→やっぱり時間がなかったのでできませんでしたとは言えない、なんとか時間をやりくりしなければ・・・


〔ケース3〕
上司「いい感じによろしくね」
●意図→相手が工夫できる余地を残す:君のやり方に任せるよ、阿吽の呼吸、細かく言わなくてもわかるよね・・・

部下「はい、分かりました」
●気持ち→???どんな感じ?私としてはいい感じに仕上げたのに結局やり直し?


相手に配慮して出したつもりの指示でも、言葉が足りていないために相手に意図が伝わらないこともあります。指示を出す際に大切なことは、意図を言葉にして、省略せずに伝えることです。長い期間、仕事を一緒にしている人であれば、多くを語らない指示であったとしても相手が理解してくれることもあります。しかし、相手との関係が短期間(新入社員、キャリア採用で新たに加わったメンバー、社内の他部署、初めての協力会社など)の場合は、特に気をつけなければなりません。


良い指示は仕事の成果ややる気だけでなく、相手との信頼関係にもつながります。無意識に行いがちだからこそ、もう一度、自分の指示を見直してみてはいかがでしょうか?


先日のデキゴト。

私「これ、納期が明日だったのをすっかり失念してたんだよね。やらなきゃいけないんだけど、今日はもう手いっぱいで自分には無理。ほんと、ほんと悪いんだけど、代わりによろしくね」


後輩「え・・・・・・分かりました。・・・・それにしてもひどい指示ですね・・・・」


ごもっとも。ただいま反省中です。

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高橋 俊樹(たかはし としき)
グローバルナレッジネットワーク 人材教育コンサルタント/産業カウンセラー
1991年、自動車メーカー、営業担当者向けの教育の企画・実施を担当
その後テレマーケティング会社を経て2001年より現職
ヒューマン系講師として新入社員から管理職まで幅広く人材育成支援に当たっている

[コミュニケーション後輩指導・OJT][2015年10月19日配信]

 

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