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わくわくヒューマンスキルコラム
第113回:心おきなく楽しむために必要なこと
執筆:岩淺 こまき

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お茶をしている時、友人が言いました。「何、ぼーっとしているの?」
自宅で食事をしている時、子供が言いました。「お母さん、どうしたの?」


仕事が忙しくなり気持ちに余裕がなくなってくると、出てくる私の悪い癖。

ずっと何かしら気になっていて、目の前のことに集中できなくなるのです。

何かしら、というのがポイントで、明確に"〇〇のタスク"がある訳ではないのです。

漠然と何かしなくちゃいけないことがあって......、そういえばこれもあった......、

と同じようなところをループしたり、違うことを頭の中に思い浮かべたりする内に、ぼんやりして目の前に人に気づかれてしまいます。


この状態の何が悪いかというと、


・楽しいことをしているのに、楽しめない
・自分も楽しめないけど、周りの人にも気遣いをさせてしまう
・仕事もプライベートも、集中できない


などが挙がります。基本的にイイコトはありません。

結局忙しさに振り回されている自分に、無力感さえ覚える日々となり、確実に心が疲弊します。


忙しさに振り回されるとイイコトがないことに気づき、反省した、私なりの対処方はこちら。

「計画を立てる」

です。


ごく自然に、日常でも計画を立て、スムースに過ごしている人がいるのは知っています。

しかし私のように、意識しないとできない人間もいるのです。私なりの進め方は以下です。


  1.  やることを中期と短期で把握
  2.  アイディア出しなど考えごとは、移動時間を活用
  3.  1日の終わりに明日、金曜日に翌週のタスクを設定
  4.  余計なことを想像したら一喝


以下、詳しく説明します。


1.  やることを中期と短期で把握

まず、やるべきことを1か月と1週間で把握します。本当は年間で見ていますが、実際に行動する期間で考えた場合は、1か月、1週間程度が私は管理がしやすいのです。


2.  アイディア出しなど考えごとは、移動時間を活用

やることを把握する時に"〇〇について考える時間"も、必ず取っておき、予定表に記載しておきます。 実際は、移動時間で賄っている部分も多いのですが、「時間を設けている」という安心感が自分では大切だと思っています。


3. 1日の終わりに明日、金曜日に翌週のタスクを設定

日や週など、区切りで進捗確認し、計画を立て直します。前日に明日すること、金曜日に来週することを洗い出すだけです。


4. 余計なことを想像したら一喝

作業時やプライベートの時間に、ぼんやりと頭の中に「あ、あれは......」と仕事や別の作業が出てきた際も、「〇月〇日に時間とっているから!」と戒めます。自分で自分を戒めることが励みにもなりました。



1~3は、一般的にはタイムマネジメントと言われていることです。

さらに、すぐうじうじする私の性格を踏まえ、4を加えました。

こうすることで、無駄なことはばっさり切る意識を明確にすることができました。

1~4の工夫により、タスクはもちろん、気持ちの整理もでき、集中して目の前の仕事や遊びに取り組めるようになりました。



4月はさまざまな状況の変化があり心が乱され、5月からいよいよ忙しさも本格化する方も多いことでしょう。私も目に前の忙しさに翻弄されるのではなく、自分でコントロールしていろんなことに集中し、忙しさを充実感に変えたいと思っています。


関連コース

若手社員のためのタイムマネジメント ~自己管理力を高め、チームに貢献する~


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グローバルナレッジネットワーク ヒューマン・スキル講師
岩淺 こまき (いわあさこまき) 

<プロフィール>

グローバルナレッジネットワーク 人材教育コンサルタント。
1997年、システム販売会社に就職し、営業技術支援および導入企業向けの研修を担当。
人材紹介会社にて中途入社社員に対する研修や、メーカーでの販売促進セミナーの企画・実施を経て2007年より現職。 プレゼンテーション、ファシリテーション、リーダーシップ、講師養成講座、などヒューマン・スキル研修の開発・実施に当たっている。

<活動>
◆ITエンタープライズ「プロマネ1年生の教科書」「そのひとことを言う前に」「岩淺こまきのオン/オフで使えるプレゼン術」連載中
◆オルタナティブ・ブログ「働くママの人育て日記」公開中
◆日経ITpro「おさえて安心 ビジネスマナー100」連載中
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[タイムマネジメント][2016年5月27日配信]

わくわくヒューマンスキルコラム
第89回:3人のしゃもじ職人
執筆:高橋俊樹

寒い日が続きますね。でも気が付けば暦も立春を過ぎ、春がだんだんと近づいてきました。年々、月日の過ぎる体感速度が飛躍的に上がっているように感じます。今回は、時間に追われることが多く感じられる中で、ふっと思い浮かぶ言葉、タイムマネジメントについて考えたいと思います。

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しゃもじ工房の親方が3人の職人に仕事を言いつけました。「売り上げが芳しくない、なんとかこの状況を打破したいので納期までになんとかしてほしい」早速、それを受けて3人の職人がとりかかりました。


まもる君は、これまで工房で作成していたものと同様の木製しゃもじを作成しました。作り慣れているため彼にとって慣れた作業ですが、木材の状態によって仕上がりにばらつきがあります。そんなまもる君はいいます。「時間がきたら作業を始め、時間がきたら作業終える、それが仕事ですよ」


かける君が手掛けたしゃもじは陶磁器製です。微妙な曲線、デザインが群を抜いていて高い価格で売ることができました。ただし作成時間が木材の倍以上かかります。また、材料費が高い上に、扱い慣れた職人にしか作ることができません。かける君は言います。「徹底的にこだわり、常に改良し続ける、それが仕事ですよ」


つくる君は、顧客の声を拾い集め、立つしゃもじを作成し大ヒット商品になりました。プラスチック製なので、型を利用すれば誰でも同じ品質で簡単に作れます。余裕のできたつくる君は、次のしゃもじについて親方と日々話し合っています。そんなつくる君は言います。「自分のミッションにコミットすること、それが仕事ですよ」
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さて、話は変わります。以下の状況に置かれたとしたら、どのように行動するのかを想像してみてください。


『手つかずのものが気になってせっかくの休暇を楽しめそうにない』

『顧客への提出が遅れ信頼を失いそう』

『定時に仕事を終えないと幹事をしている同窓会に参加できないかもしれない』


ほとんどの方が、想定された事態にならないよう余裕を持って仕事を進めるべく、段取りや作業内容を見直されるはずです。スケジューラーの活用やアラートの設定、To Doリスト作成などのサポートツールを用いるのも効果的です。


タイムマネジメントというと、このように作業の段取りをつけ、サポートツールを使って管理することをイメージする方も多いと思います。しかし、これは単なるスケジュール管理にすぎません。先ほどの例に挙げた状況ですが、あなたの取ろうとする行動と上司の考えは同じでしょうか?


『手つかずのものが気になってせっかくの休暇を楽しめそうにない』
 ●自分:仕方ないので休暇を返上して出社して頑張る
 ●上司:たくさんの仕事を依頼している。休みも取ってほしいので相談してほしい


『顧客への提出が遅れ信頼を失いそう』
 ●自分:とりあえず期限に間に合う範囲で仕上げる
 ●上司:大事な案件。期限はなんとか交渉するので、しっかり仕上げるのが最重要


『定時に仕事を終えないと幹事をしている同窓会に参加できないかもしれない』
 ●自分:時間が来たら終わってなくても仕事を切り上げる
 ●上司:周囲に迷惑をかけず、品質、納期などの進捗管理ができていれば問題ない


このように上司の考えが分かれば、ただやみくもに時間をかけたり、または時間通りに物事を進めたりすることだけがタイムマネジメントではないことが分かります。タイムマネジメントした結果が、チームとして達成すべき目的や目標に対して、「その時その時に求められているレベルで応えられている」ことが最も重要なのです。


そのためにすべきことは、仕事の優先順位や段取りをすることではありません。まずは、上司から、「今、求められている自分の行動や成果」を正しく把握し、コミットすることです。コミットしなければ結局は「やらなきゃいけないんだけど・・」と後回しにしたり、「今日は時間が来たから終了」と品質を落としたりする原因にもなりかねません。やるべきことにコミットできていることが、タイムマネジメントの前提です。そうすれば、優先順位の付け方とそのための時間の使い方が明確になるはずです。


だんだんと近づいてきた春。新しい年度に切り替わる企業も多いことでしょう。新年度に向け、本来のタイムマネジメントを意識して、冒頭のつくる君のようにプロフェッショナルな仕事ができるといいですね!


若手社員のためのタイムマネジメント ~自己管理力を高め、チームに貢献する~
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高橋 俊樹(たかはし としき)
グローバルナレッジネットワーク 人材教育コンサルタント/産業カウンセラー
1991年、自動車メーカー、営業担当者向けの教育の企画・実施を担当
その後テレマーケティング会社を経て2001年より現職
ヒューマン系講師として新入社員から管理職まで幅広く人材育成支援に当たっている
2010年4月まで日経BP、ITproのselfupで「コミュニケーション・スキル講座」を連載

[コミュニケーションタイムマネジメントチームワークと
フォロワーシップ
][2013年2月15日配信]

わくわくヒューマンスキルコラム
第80回:欲しいものはあきらめずに手に入れよう
執筆:岩淺 こまき

第一子を出産し、職場復帰しました。会社員、妻の他に、母親の役割が増えました。


最初、役割が増えたことで「時間の制限が厳しくなる」と思っていました。「復帰後は今までのような働き方もできないし、自分の時間も減るし、やりたりこともできなくなる」と不安を感じていました。これは働く母でなくとも、社会人になった、新人の教育担当をするようになったなど、役割が増えた際に多くの方が感じる点でしょう。「役割が増えると、役割のための時間が増える。結果自分だけのための時間が減る」という思いにとらわれており、不自由な気持ちになっていました。


そんな私にある方が「何にもあきらめなくてよいんですよ。工夫して、周囲に手伝ってもらって、使えるサービスや施設は使って、自分の欲しいもの(望んだ状況)は全部手に入れればいいんです」とおっしゃったのです。この一言が「手に入れるための工夫を考えればいい」と、捉え方を変えるきっかけになりました。気持ちが楽になり、やる気も出てきたので、今は楽しみながら試行錯誤をしています。以下に、工夫の一部をご紹介します。


時間の使い方を見直し、タイムマネジメントを活用する
業務のデットラインを設定し、残業してこなせばいいや、という精神的な甘さに歯止めをかけます。ただ、納期に間に合わない、期待された成果を出せない、で「時間なのでお先に失礼します」という訳にはいきません。プライベートと仕事を含めた1日全体のスケジュールを立て、無駄を省き、仕事に集中できる時間を作ります。


1】通勤時間を有効活用する
出勤時間に情報収集やその日のスケジュールを立てる 
昨日の残りと今日の予定の作業の手順を組む、書き物のネタを考える、講義の流れを頭の中で追う、寝ない(寝ると身体のリズムが狂う)、頭をONにする、など
帰宅中に読書や帰宅後のスケジュールを立てる
献立を作る、家に入ってからの動線を考えておく、プライベートのメールを返信する(家でメールを書くと家事や育児の時間が減る)、保育園の書類系を処理する、仕事のことは考えない、頭をOFFにする、など


2】仕事をなるべく細かいかたまりで管理する
「会社でしかできないこと」「移動時間にできること」「緊急度」「できていないと後に影響が出る作業」を洗い出し優先順位をつける、明日でよいことは明日にまわす、など


細かいかたまりとして作業を管理すると、スキマ時間の有効活用ができます。突発的な仕事が発生し予定が狂っても、優先順位に応じてスケジュールを組み直しやすくなりました。通勤時間を自分の時間として使えている実感があり、通勤時間が短く感じるようになったことも嬉しい気づきです。


周囲への感謝を行動で示す
感謝の言葉はもちろんのこと、実際に迷惑をかけないような準備と段取りをします。
以前は定時外に行っていた急ぎの打ち合わせをランチタイムに対応するなど、相手の休憩時間を奪うことも多くなります。それを当然のような顔でいては、一緒に働きたくない人になってしまうかも知れません。
「自分がいなくても必要な情報が見つかるよう整理する」「面談の予定があるのに休む場合は相手への調整を自分で行うか、上司へ依頼をする」など、協働するには情報共有とホウレンソウが欠かせません。新入社員研修で伝えていることは大切だとあらためて実感する毎日です。


改善の余地はまだまだありますが、当初感じていた「時間の制限が厳しくて不自由」という捉え方を変え、工夫することで、少しずつ良い変化が出てきました。毎朝5時起き、通勤時間1時間半、子供はまだ9ヶ月で夜泣き有、でもフルタイム勤務。復帰直後の働く母にとって大変な面もありますが、それはそれ。欲しいものを手に入れるためにも、試行錯誤を繰り返していきます。
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岩淺 こまき (いわあさこまき)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント。
1997年、システム販売会社に就職し、営業技術支援および導入企業向けの研修を担当。
人材紹介会社にて中途入社社員に対する研修や、メーカーでの販売促進セミナーの企画・実施を経て2007年より現職。
プレゼンテーション、ファシリテーション、講師養成講座などヒューマン・スキル研修の開発・実施に当たっている。
2009年8月よりITproにて「おさえて安心 ビジネスマナー100」連載中。
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[タイムマネジメントモチベーション][2012年5月22日配信]

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